8 Ordner im Schnitt: Welche Dokumente Sie lebenslang behalten müssen – und was weg kann

In deutschen Haushalten stehen laut Erhebungen des Digitalverbands Bitkom durchschnittlich rund acht Ordner voller Papierunterlagen. Viele dieser Dokumente nehmen unnötig Platz weg, denn nicht jeder Beleg muss dauerhaft im Original aufgehoben werden.

Für eine Reihe existenzieller Nachweise gilt jedoch ein striktes Wegwerfverbot. Diese Dokumente müssen ein Leben lang im Original verfügbar bleiben.

Lebenslange Aufbewahrung: Diese Dokumente dürfen niemals weg

Bestimmte Urkunden und Nachweise besitzen im Streit- oder Vorsorgefall nur im Original Rechtskraft. Eine digitale Kopie reicht bei Behörden oder Gerichten oft nicht aus.

• Geburtsurkunde und Taufschein
• Heiratsurkunde oder Scheidungsurteil
• Kirchenaustrittsbescheinigung
• Testament, Erbschein und Sterbeurkunden von Angehörigen
• Ärztliche Gutachten
• Ausbildungsurkunden, Abschluss- und Arbeitszeugnisse
• Unterlagen zur Rentenberechnung und Sozialversicherungsausweis
• Eigentumsnachweise für Immobilien
• Policen von Lebensversicherungen

Sicherheitshalber sollten diese Unterlagen zusätzlich digital und verschlüsselt als Backup gespeichert werden.

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Feste Aufbewahrungsfristen: Wann Akten vernichtet werden dürfen

Viele Alltags- und Finanzdokumente unterliegen gesetzlichen Fristen. Sobald diese Fristen ablaufen, können die Unterlagen datenschutzgerecht entsorgt werden – bei den meisten Nachweisen genügt vorab ein digitaler Scan.

30 Jahre Aufbewahrungsfrist:

• Gerichtsurteile und gerichtliche Mahnbescheide
• Prozessakten sowie Unterlagen zu Pfändungen und Privatinsolvenzen

10 bis 11 Jahre Aufbewahrungsfrist:

• Steuerbescheide (11 Jahre, digitale Speicherung ausreichend)
• Belege und Handwerkerrechnungen im Rahmen von Vermietungen (10 Jahre, digital ausreichend)

Fristen zwischen einem und fünf Jahren

Kürzere Fristen orientieren sich vor allem an Verjährungsfristen für Ansprüche und gesetzlichen Gewährleistungen.

5 Jahre: Handwerkerrechnungen für Neu- oder Umbauten (digital ausreichend).

3 Jahre: Kontoauszüge, reguläre Rechnungen wegen der allgemeinen Verjährungsfrist, Mietverträge samt Übergabeprotokollen (gerechnet ab dem Auszug) sowie Versicherungsscheine nach Vertragsbeendigung.

2 Jahre: Handwerkerrechnungen für Reparaturen wegen der gesetzlichen Gewährleistung, Kaufverträge, Belege rund um das selbstgenutzte Eigenheim sowie einfache Kassenbons.

1 Jahr nach Steuerbescheid: Spendenquittungen, Bankbescheinigungen über Kapitalerträge, Lohnsteuerbescheinigungen und monatliche Gehaltsabrechnungen.

Arbeitsverträge sollten bis zum Beginn der nächsten Beschäftigung im Original vorliegen, danach genügt ein Scan. Verträge zu Finanzprodukten gehören für die gesamte Vertragslaufzeit in die Ablage.